Datenschutzerklärung

Version: 2.0.0

Letzte Aktualisierung: 18. Februar 2026

Gültig ab: 18. Februar 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Plattform Flowbit AI. Sie entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

1. Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Flowbit Technologies GmbH

Goethestraße 25, 74076 Heilbronn, Deutschland

E-Mail: privacy@flowbitai.com

2. Datenschutzbeauftragter

Zwischenzeitlicher Kontakt: privacy@flowbitai.com

Hinweis: Die formelle Benennung eines Datenschutzbeauftragten steht in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße noch aus (vgl. Art. 37 DSGVO, Sec. 38 BDSG).

3. Erhobene Daten

(a) Kontoinformationen

Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle im System

(b) Automatisch erfasste Daten

IP-Adresse, Browsertyp, Nutzungsdaten, Cookies

(c) Daten von Drittanbietern

OAuth-Profildaten von Microsoft (mit Einwilligung)
Metadaten ausgehender E-Mails des System-Outlook-Kontos (mit ausdrücklicher Einwilligung)

4. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

User Registration and Authentication

To create and manage user accounts for accessing the platform

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Document Processing and Analysis

To provide document analysis and data extraction services

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Outlook-E-Mail-Versand

Zum Versand freigegebener Kreditoren-E-Mails über das verbundene System-Outlook-Konto

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Usage Analytics

To analyze platform usage and improve services

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Security and Fraud Prevention

To ensure platform security and prevent fraud

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung und Betrieb unserer Dokumentenverarbeitungsdienste
KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und Datenextraktion
Kontoverwaltung und Kundensupport
Sicherheit und Betrugsverhütung
Analysen zur Verbesserung der Plattform (mit Einwilligung)
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

6. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Wir setzen Auftragsverarbeiter in den folgenden Kategorien ein:

Cloud-Infrastruktur-Anbieter (EU) — Dokumentenspeicherung
Datenbankanbieter (EU) — Kontodaten und Metadaten
Anwendungs-Hosting-Anbieter (EU) — Plattformbetrieb
E-Mail-Integrationsdienst (EU) — ausgehender Outlook-E-Mail-Versand (mit Einwilligung)

Eine detaillierte Liste unserer Auftragsverarbeiter ist für registrierte Benutzer in den Datenschutzeinstellungen verfügbar oder auf Anfrage unter privacy@flowbitai.com erhältlich.

7. Internationale Datenübermittlung

Ihre Daten können in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden. Wir stellen angemessene Garantien sicher durch:

Standardvertragsklauseln (SVK/SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO)
EU-US Data Privacy Framework (DPF) für US-Empfänger mit DPF-Zertifizierung

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es erforderlich ist:

Kontodaten: 2 Jahre nach letzter Aktivität
Dokumente: 1 Jahr (anpassbar)
Audit-Logs: 3 Jahre (Compliance)
Aktivitätsprotokolle: 90 Tage
Einwilligungsnachweise: 6 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
Sicherheitsprotokolle: 2 Jahre
Gelöschte Benutzerdaten: 30 Tage bis zur endgültigen Löschung

9. Ihre Rechte (Art. 15-22 DSGVO)

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf berechtigten Interessen beruht.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: privacy@flowbitai.com

10. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Wir setzen KI-Technologien zur Dokumentenextraktion und -analyse ein. Dabei gilt:

KI wird zur automatisierten Extraktion von Daten aus Dokumenten verwendet.
Alle KI-Ergebnisse können von Benutzern überprüft und korrigiert werden.
Es werden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen getroffen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

11. Cookies

Wir verwenden Cookies wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über unseren Einwilligungsbanner verwalten.

12. Datensicherheit (Art. 32 DSGVO)

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung (AES-256)
Zugriffskontrollen und Authentifizierungsmechanismen
Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits
Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle (Incident Response)

13. Datenschutzverletzungen (Art. 33/34 DSGVO)

Im Falle einer Datenschutzverletzung:

Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33 DSGVO).
Benachrichtigung der betroffenen Personen ohne unangemessene Verzögerung, wenn ein hohes Risiko für deren Rechte und Freiheiten besteht (Art. 34 DSGVO).

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden Ihnen mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder Plattformbenachrichtigung mitgeteilt. Die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach Inkrafttreten der Änderungen gilt als Zustimmung.

15. Kontakt

Für datenschutzbezogene Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte:

E-Mail: privacy@flowbitai.com

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.